Comment Protéger vos Honoraires Comptables ? Vos 6 Défis Suivants !

La première partie de cet article a montré les 3 premiers défis pour un cabinet d’expertise comptable :

  • capter le prospect (et ses premières données) sur Internet pendant son parcours d’achat
  • lui proposer une demande de rendez-vous en ligne, simple et efficace…
  • …et conclure le rendez-vous rapidement en captant des informations complémentaires.

Lire l’article complet concernant les 3 premiers défis de la lettre de mission expert comptable : cliquez ici

…alors, quel sont les 6 défis suivants ?

L’importance du premier rendez-vous avec vos prospects et de la méthode

Défi n°4 – Valorisez votre mission à l’optimum

Car votre efficacité ne doit pas s’arrêter en amont du rendez-vous.

En effet, il va maintenant falloir discuter avec votre prospect pour capter les dernières informations liées à son projet et à ses besoins vis-à-vis des prestations de votre cabinet.

Immanquablement, il vous faudra capter des données de type « qui fait quoi » et de type volumétrique sur la mission du client (cf votre traditionnel tableau de répartition) :

  • quels livrables[1] ?
  • qui les réalise ?
  • avec quelle fréquence ?
  • selon quels volumes de temps ou quantités estimés ?

Mais ceci ne suffit plus !

En effet, plusieurs phénomènes doivent être considérés :

  • car l’explosion des outils collaboratifs client-cabinet crée une variété très importante de modalités possibles de production, qui définissent de nouveaux processus avec des prix de revient différents, et donc autant de tarifications différenciées ;
  • ainsi vous pouvez (vous devez !) donc pouvoir faire jouer ces curseurs pour faire varier le prix global de votre intervention après avoir recherché le « prix psychologique » de votre prospect ;
  • et ce prix psychologique repose de plus en plus sur des tarifs publiés sur Internet qui ont trois caractéristiques : ils sont…
    • relativement bas (voire très bas car visent des micro-clients)
    • le plus souvent exprimés en prix par mois
    • Ils valorisent souvent des missions « packagées ».

[1] Exemples de livrables : tenue comptable, TVA, tableau de bord, révision, comptes annuels, bulletin de paye,…


Comment donc vous abstraire de ces nouvelles règles du jeu, sauf à prendre le risque de vous exclure progressivement de la course ?

En fait, lors du développement de TurboDeal, nous avons réfléchi  longuement à ce sujet pour parvenir à deux conclusions essentielles :

  • Votre outil de gestion de la lettre de mission doit être totalement paramétrable afin de tenir compte de cette variété infinie de modalités collaboratives (elles n’arrêteront jamais d’évoluer au gré des futurs outils).

Exemple : les approvisionnements de la tenue comptable peuvent revêtir de nombreuses modalités :

  • Souvent, le client vous apporte au cabinet ses pièces papier (photocopies ou originaux) mais aussi il :
    • poste ces pièces par le courrier
    • scanne puis envoie ces pièces par e-mail en pièces jointes ou les dépose sur la plateforme du cabinet
    • capte ses données bancaires puis les qualifie dans un outil
    • Etc…
  • Alors, vous devez pouvoir pondérer par un coefficient chaque choix ou situation possible de ces modalités techniques ou organisationnelles selon des règles qui vous appartiennent.

Exemple : la date d’arrêté comptable (souvent 31/12) peut être décalée par vos soins au 30/09 car vous considérez que non seulement votre cabinet a plus de ressources humaines disponibles, mais également que ces ressources sont moins chères (pas d’heures sup’, pas de sous-traitance, pas de glissements de fonction…).

Si les clôtures décalées valent un coefficient 1, alors les dossiers 31/12 vaudront par exemple un coefficient 1,25.

Des honoraires de 3.000€ (pour un 31/12) pourront alors être valorisés 2.400€ (pour un 30/09) et permettre d’abaisser votre tarif sans faire de remise.

Et c’est bien là tout le sujet !

Car il faut pouvoir satisfaire le prix psychologique du prospect tout en préservant les intérêts de votre cabinet. Pas toujours facile sans un outil malin !…

Ainsi, la construction de votre prix devient un mécano complexe mais astucieux qui ne doit pas négliger ces paramètres essentiels ni surtout négliger les prix de marché ni la dimension psychologique de la formation de ce prix.

Le tableau de construction du prix dans TurboDeal possède différentes caractéristiques car il :

  • s’alimente automatiquement des livrables correspondant aux données captées auprès du prospect pour vous aider à aller vite (« en live ») dans le rendez-vous ;
  • permet des choix rapides de modalités pour parvenir à un premier prix de départ qui va ouvrir la discussion (négociation éventuelle) ;
Un clic permet d’afficher les modaités de collaboration entre le cabinet et son client : une image vaut mille mots !
  • ainsi, vous pouvez illustrer chaque modalité avec un schéma très visuel pour rendre plus claire et attractive l’organisation proposée, et montrer le professionnalisme de votre organisation car TurboDeal…:
  • permet aussi de faire appel à des « packages » missions (dont nous reparlons plus bas) éventuellement plus attractifs (et moins chers) pour certains types de clients, mais dont vous maitrisez parfaitement les coûts de revient et prix de vente ;
  • calcule également un prix mensuel pour moderniser votre présentation selon les usages de plus en plus pratiqués ;
  • autorise à modifier le mois de clôture qui est une variable d’ajustement du prix directement accessible ;

Et plus bas, un tableau récapitulatif des prix vous propose des totaux exprimés en valeur annuelle, trimestrielle et mensuelle, avec ou sans notion de “package” :

Tableau récapitulatif de valorisation de mission(s)
  • des cellules permettent de saisir une remise globale en pourcentage ou des frais (en valeur), mais vous pouvez également créer des livrables pour créer un système de remise ou de frais plus détaillé.

Si, compte tenu du prix psychologique indiqué par votre prospect dans la discussion sur les honoraires, vous souhaitez modifier sensiblement les paramètres vous permettant de faire varier votre prix global

…alors cliquez sur le bouton « Modalités » en haut à droite de l’écran (voir explications plus loin dans le « défi n°5 ») :

  • mais vous pouvez également, pour aller plus vite, prendre l’option de choisir un « package mission » dont le contenu et le prix sont pré-fixés en valeur mensuelle :
Ecran de choix des packages

Ainsi, chaque package contient plusieurs livrables en fonction de votre découpage marketing, et vous choisissez votre prix.

Ainsi, ceci peut convenir particulièrement pour des petits dossiers aux missions bien définies et à prix modique ou low-cost.

Défi n°5 – Découvrez le prix psychologique du prospect pour mieux négocier

L’idée est de faire varier les modalités de la mission pour amener votre prix proche du prix psychologique émis par le prospect.

Car c’est l’un des points forts de TurboDeal : pour éviter de faire de la remise afin de capter à tout prix le prospect, nous vous proposons une fonctionnalité inédite pour jouer sur l’infinité des modalités collaboratives et techniques de votre mission.

Ceci présente plusieurs avantages :

  • Le prix global se recalcule instantanément dès modification de la moindre modalité ;
  • Vous approchez par itération le prix souhaité par le prospect lui montrant votre bonne volonté…
  • …et conservez votre taux de marge même si l’enveloppe des honoraires de la mission proposée devient moins importante !
    Mieux vaut avoir un nouveau client rentable, même modeste, que de tenter de passer en force et de tout perdre…
Ecran de négociation client

Les principales modalités à faire varier :

  • Qui fait quoi
  • Niveau de ressource mise sur le livrable
  • Périodicité
  • Modalité de collaboration et de production
  • Volumes
  • Date de clôture
  • Famille de tarif (qui peut tenir compte des modalités de règlement)
  • Fait d’offrir éventuellement le livrable.

Ainsi, le paramétrage à base de coefficients (possible via la configuration du logiciel) permet de mouvementer le prix final en fonction de tous ces choix en favorisant ou pénalisant certaines modalités.

C’est ce que nous allons voir…

Défi n°6– Favorisez la signature en « one shot »

Arrivés à cette étape, résumons le processus lettre de mission idéal :

  1. Les données du prospect ont été captées sur Internet
  2. Il a vous a donné les premières informations sur sa situation et ses souhaits
  3. La secrétaire a complété ces informations au moment de conclure le rendez-vous
  4. Des données sont déduites pour vous éviter de la saisie dans le rendez-vous
  5. Vous êtes fin prêt pour un rendez-vous super professionnel
  6. Le rendez-vous est relancé par une alerte e-mail automatique
  7. En live pendant le rendez-vous, et en quelques clics, vous valorisez et illustrez vos propositions
  8. Vous faites l’effort d’adapter votre prix aux souhaits du prospect
  9. Le prix est exprimé en honoraires mensuels et la mission est adaptée (voire packagée)
  10. Une proposition ou lettre de mission et ses annexes peuvent être éditées dans la foulée pour signer !

Alors, si vous pouvez mener la partie « valorisation/négociation de la mission » dans le rendez-vous en moins d’une demi-heure, y compris faire accepter la mission et être capable de produire la lettre de mission dans la foulée…

ainsi, vous mettez un maximum de chances de signature de votre côté !

Si votre prospect repart sans signer (« envoyez-moi votre lettre de mission, je vais réfléchir… »),
vous multipliez le risque de ne jamais le revoir !

A froid, votre « potentiel de séduction » va s’émousser, et le dernier concurrent qui parlera risque d’avoir raison, à votre détriment bien sûr.

De fait, une signature en premier rendez-vous, c’est l’idéal.

Et puis soyons réalistes, quel expert comptable n’a jamais :

  • Envoyé la lettre de mission plusieurs jours après le rendez-vous (vous êtiez surbooké)
  • Oublié de relancer une proposition (aucun suivi informatisé et automatique)
  • Réalisé, plusieurs semaines plus tard, que le prospect ne donne plus signe de vie
  • Tenté une relance en catastrophe, pour s’entendre dire que l’affaire est faite… avec un autre cabinet plus proactif ?

Trop tard, tout le monde a perdu son temps, et un chiffre d’affaire pourtant vital.

Défi n°7 – Personnalisez et éditez automatiquement tous les documents
de la proposition ou de la lettre de mission

Plus le temps passe et plus vous avez de documents à produire :

  • Lettres de mission de plus en plus détaillées
  • Mandats et adhésions multiples…
Ecran de préparation des éditions de la proposition de mission(s)

TurboDeal permet (pour chaque mission) de :
– Préciser l’entité juridique facturante ;
– Choisir :

  • le modèle de lettre de mission adéquat avec courrier, tableau de répartition, conditions générales et particulières, avenant en cas de reconduction…
  • les documents annexes :
    • Tous les mandats : télétransmission des relevés bancaires et télécollecte des documents comptables, mandat relatif aux opérations de dématérialisation et de télédéclaration, mandat de télépaiement et sepa
    • Formulaire standard de souscription EDI ;
    • Adhésion au télérèglement ;
    • Lettre au confrère (si besoin)…

…et tous autres documents nécessaires dans le futur

Ainsi, vous pourrez incorporer dans votre processus vos documents actuels s’ils vous satisfont.
Il faudra alors simplement insérer les champs de fusion pour personnaliser ceux-ci pour chaque prospect.

Et tous ces documents seront fusionnés automatiquement avec les données du prospect pour être soi :

  • Édités ou envoyés par e-mail en format PDF ;
  • Sous la forme d’une proposition ou d’une lettre de mission définitive.
Lettre de mission fusionnée automatiquement

Terminé le remplissage manuel, il ne reste plus qu’à signer ! Efficacité, efficacité…

Reste à passer en étape 4 du processus : l’acceptation.

Ecran d’acceptation de la mission

Défi n°8 – Relancez et signez vos lettres de mission puis mesurez

  • Surveiller instantanément la liste des propositions de missions dans la nature…
  • Relancer imparablement chaque proposition de mission émise sans oubli…
  • Connaître les statistiques de conversion : formulaires en propositions, propositions en lettres de mission, taux de nouveaux clients par mode de règlement…
  • …et de chiffre d’affaires global, par mission ou par typologie de clients !

Comment réellement progresser sans ces informations à forte VA ?

Quel cabinet peut se vanter d’avoir aujourd’hui des listes de contrôle, des alertes et un dispositif statistique lui permettant de mesurer son action commerciale et de l’améliorer ?

Et plutôt en dehors d’Excel de préférence…

TurboDeal vous réservera à l’avenir de belles surprises pour vous aider à maîtriser la performance de votre cabinet et celle des associés dans ce processus commercial.

Etat de suivi des obligations clients (extrait du logiciel de planification TurboBusiness interfacé avec TurboDeal)

Défi n°9 – Planifiez et pilotez les missions signées sans rupture dans la chaîne informatique

Dans la plupart des cabinets, lorsque la lettre de mission est signée et classée dans la ged du cabinet pour exploitation, une double ressaisie se met en action :

  1. données clients dans la GRC/GI du cabinet pour administrer et facturer le dossier (plan de facturation) sauf lorsque la lettre de mission est gérée et éditée via cette GRC/GI ;
  • missions, obligations, budgets et charges pour la planification et le pilotage de la mission : beaucoup de cabinets sont encore trop souvent dans des feuilles Excel gérées par chacun et pas toujours homogénéisées (quelques cabinets créent des méga-feuilles Excel en réseau très lourdes à exploiter).

Que de temps perdu encore… et de dysfonctionnements potentiels !

Le couple TurboDeal + TurboBusiness (logiciel de planification et de pilotage pour cabinet d’expertise comptable) permet d’éviter cette situation qui double le temps de mise en place du nouveau client dans le cabinet.

TurboBusiness vient capter les données de TurboDeal pour créer dans la continuité les missions clients et générer toute leur planification.

Il peut également gérer un processus « Entrée du client » qui permet de checker les actions à réaliser et de ne rien oublier pour une efficacité maximale.

Les processus missions sur les clients peuvent alors se mettre en branle pour vous procurer une gestion complète :

  • Obligations légales ou clients
  • Budgets de temps et planning de charge
  • Approvisionnements clients via des alertes
  • Alertes internes entre collaborateurs pour une meilleure fluidité
  • Saisie intégrée des temps avec les obligations et l’agenda
  • Toutes statistiques de contrôle instantané et d’analyse a posteriori…

Notamment :
– le taux d’avancement des collaborateurs sur les missions clients
– les boni/mali corrigés des taux d’avancement, connus chaque fin de mois !

A noter : la saisie des temps dans TurboBusiness peut être remontée tous les mois dans toutes les gestions internes connues du marché avant lancement de la facturation.

Son avantage concurrentiel est vital : l’anticipation et l’éradication des malis dès la saisie de temps des collaborateurs ! En route pour une « Stratégie Zéro Mali »…

N.B. : Un cabinet perd environ 15.000€ de marge par tranche de 100 dossiers ![1]

Et au moins autant sur de l’exceptionnel mal facturé : faites vos comptes…


[1] 30% de dossiers en mali * 500€ de malus moyen è 100 * 0,30 * 500€ = 15.000€ perdus pour 100 dossiers.

La lettre de mission, le premier processus client à optimiser !

Alors, impressionner favorablement vos prospects et les signer en « one shot » tout en préservant les intérêts vitaux de votre cabinet ? C’est un challenge en soi !

Peu d’experts comptables sont outillés actuellement pour relever ce défi : comme d’habitude, ils compensent avec force temps, avec leurs qualités humaines, avec leurs talents qui sont nombreux…

…mais avec beaucoup de casse.

Ainsi rien n’est systématisé, tout repose (pèse ?) sur leurs épaules, et les dysfonctionnements guettent le moindre signe de faiblesse ou de relâchement !

Les 4 étapes de la gestion optimisée d’une lettre de mission

Ce challenge de la modélisation des processus du cabinet est l’une des obsessions de la conception de TurboDeal : chaque étape est optimisée au maximum.

Il fait déjà le succès aujourd’hui du logiciel de planification TurboBusiness qui monte en puissance dans les cabinets avancés de la Profession.*

Bonnes négociations et belles lettres de mission automatisées !
Votre taux de captation de nouveaux clients devrait augmenter…

La vidéo de présentation de TurboDeal, cliquez ici
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