Comment Protéger vos Honoraires Comptables ? Vos 3 Premiers Défis !

A l’heure où les honoraires du commissariat aux comptes se réduisent comme peau de chagrin (Loi Pacte) ou bien disparaissent (abandon du métier)…

…quel est l’avenir de vos honoraires comptables et comment les protéger ou les développer ?

L’importance du premier rendez-vous avec vos prospects et de la méthode

Une chose est certaine : la qualité de votre relation client, la preuve de votre professionnalisme, et l’optimisation de vos honoraires et de votre productivité se gèrent dès le premier contact prospect !

Car mal vendre son cabinet, sa personnalité et ses prestations dès le premier contact, c’est à coup sûr massacrer vos honoraires et votre rentabilité future.

Dans un contexte concurrence exacerbée dans La Profession Comptable et de robotisation comptable, il devient impardonnable de ne pas professionnaliser sa négociation avec les prospects et la production la plus automatisée et la plus qualitative de ses lettres de mission

On n’a pas une deuxième chance de faire une première bonne impression ! 

La baisse de vos honoraires récurrents et la perte tendancielle de rentabilité sont-elles une fatalité ?
Ne devez-vous pas jouer avec les nouvelles règles du jeu ?

En fait, la méthode pour recevoir les prospects, valoriser vos prestations et votre cabinet et pour fabriquer une lettre de mission n’a guère évolué depuis des dizaines d’années !

Car Microsoft Word et Microsoft Excel â sont toujours les outils les plus utilisés pour ce faire. Pourtant, le contexte économique et concurrentiel a radicalement changé en moins dix ans : et le vent va souffler plus fort…

Nous vous proposons cette réflexion tirée de notre vécu de terrain et des méthodes avancées créées et expérimentées dans nos clubs d’experts-comptables (notamment au Club RCA).

Une période passionnante car les mutations s’accélèrent et les challenges sont élevés : les cabinets « gagnants » ont déjà inventé de nouvelles règles du jeu !

Pourtant, des gains colossaux sont à réaliser avec de nouvelles méthodes de travail, pour se procurer un avantage concurrentiel décisif dans la période actuelle.

Par exemple, pourquoi ne pas planifier automatiquement toutes les nouvelles missions vendues derrière vos lettres de missions ? Impossible ?

Pourquoi tout ressaisir manuellement alors que toutes les données clés du client sont déjà informatisées ?  N’y aurait-il pas actuellement un déficit d’outil processus pour ce faire ?

Le logiciel TurboBusiness est directement chaîné à TurboDeal afin de vous permettre de créer vos missions, vos obligations, vos budgets de temps, votre planning de charges… et de gérer vos temps, vos agendas et un planning collectif.

Et bien sûr d’obtenir toutes les analyses de productivité et de rentabilité nécessaires.

Nous espérons vous faire partager cette passion de l’organisation et de la gestion, mais aussi certaines de nos idées ou questionnements.

Il est clair que dans un contexte d’ubérisation larvée et de robotisation comptable croissante (« Le cabinet numérique »), les cabinets mal organisés ou mal gérés – mis sous pression – n’auront rapidement plus leur place, car même s’ils se repositionnent vers le conseil, il leur faudra aussi proposer des tarifs compétitifs. Un véritable challenge !

La lettre de mission : élément fondateur de la relation client… mais pas que !

Depuis la création de l’Ordre, les experts-comptables ont été incités à contractualiser leur relation client et plus particulièrement depuis une dizaine d’années : un contenu obligatoire est prévu par les textes pour que la « lettre de mission » soit valide (voir page 58 de guide « La lettre de mission en pratique » édité par l’OEC.

De fait, nous sommes passés dans des centaines de cabinets, et nous constatons encore que Word et Excel restent les outils majeurs de l’évaluation du prix et de la formalisation de cette lettre de mission.

Et les rares outils spécifiquement conçus pour mécaniser la production de celle-ci commencent à dater car ils sont souvent issus d’une conception relativement traditionnelle s’appuyant quasi exclusivement sur le tableau de répartition des travaux entre le client et l’expert.

Cette vision « égocentrique » (le cabinet estime qu’il doit vendre toute heure passée à réaliser ses prestations selon ses propres règles et coûts de revient internes) fait fi des lois du marché !

  • Des prix « publics » sont apparus massivement sur Internet
  • Les honoraires sont exprimés de plus en plus en valeur mensuelle
  • Le packaging des missions devient plus fréquent car plus attractif
  • Les documents de la mission sont de plus en plus automatisés (des sites web concurrents produisent automatiquement une lettre de mission en PDF).

De plus, la plupart des outils existants ne déclenche pas de planification immédiate grâce fait des données collectées pour réaliser la lettre de mission, ni de plan de facturation automatique.

Il faut tout refaire manuellement ! Que de temps perdu ! Seule la gamme Turbo permet une chaîne complète et intégrée : lettre de mission -> planification -> facturation -> trésorerie.

La seule gamme intégrée spécifique cabinet d’expertise comptable

Par ailleurs, la lenteur de saisie ne favorise pas une valorisation instantanée pendant l’entretien avec le prospect (ou le client) et empêche donc la négociation « en live » qui donne plus de chances de rechercher le prix psychologique et de signer le client en « one shot ».

Dommage… Une fois le prospect sorti, il est potentiellement en chasse d’un cabinet concurrent, peut-être mieux placé en prix, ou tout simplement plus…malin !

Sans oublier que l’expert a parfois du mal à réaliser rapidement cette lettre de mission derrière le rendez-vous, et encore plus à relancer (sans oubli) le prospect quelques jours après.

Combien de fois avez-vous oublié totalement cette relance ? Honnêtement ? Hum…

Que d’occasions manquées et de chiffre d’affaires évaporé !

Un prospect, c’est un peu comme une belle fille ! Faites-le rire et ne le lâchez plus sinon il trouvera vite un prétendant plus avisé….

Plus sérieusement, nous ne traiterons pas dans cet article de deux aspects de la lettre de mission parfaitement traités par le CSOEC :

  • L’aspect contractuel
  • L’aspect déontologique.

La vocation de notre article se concentre plutôt sur 9 DEFIS pour réussir à optimiser vos honoraires comptables

  • 1 – Comment capter le prospect depuis Internet sans investissement ?
  • 2 – Comment capter sa demande et ses premières données ?
  • 3 – Comment organiser au mieux le premier rendez-vous ?
  • 4 – Comment aider l’expert-comptable à valoriser la mission à l’optimum ?
  • 5 – Comment l’aider à découvrir le prix psychologique du prospect et à négocier ?
  • 6 – Comment favoriser la signature en one shot si possible ?
  • 7 – Comment personnaliser automatiquement et éditer tous les documents nécessaires ?
  • 8 – Sinon, comment ne pas oublier de relancer et de conclure ? Et comment mesurer ?
  • 9 – Comment planifier les missions signées sans rupture dans la chaîne informatique ?

Défi n°1 – Contactez le prospect sur Internet

Bien sûr les moyens conventionnels et relationnels restent d’actualité pour capter un nouveau client :

  • Bouche à oreilles, réputation, prescription de vos clients actuels
  • Prescription de vos partenaires (banquiers…)
  • Participation à des manifestations professionnelles
  • Animation de formations dans les CCI et CDM
  • Organisation de réunions clients avec des « amis »
  • Chasse aux créateurs…

Des dizaines d’idées sont envisageables et avaient été dans l’excellent ouvrage de Pascal VIAUD “20 pratiques innovantes”

Mais Internet, c’est 40.000 recherches par mois sur le mot « expert-comptable » dans Google !

Allez-vous passer à côté de ce mouvement de fond et laisser cette manne à vos chers confrères (et consoeurs)… mais néanmoins concurrent(e)s ?

Pour attirer le prospect sur votre site (ou votre blog), encore faut-il :

  1. Vous doter d’une stratégie de communication qui vous positionne comme LE spécialiste technique ou sectoriel (sans le dire vraiment… tout en le disant mais chut !) en produisant du contenu à forte valeur ajoutée ;
  • Travailler votre référencement payant ou naturel (la qualité et la fréquence de vos écrits vous fera monter dans les premières positions de Google) ;
  • Capter les coordonnées du prospect via un formulaire simple de téléchargement (exemple le « Livre Blanc » que vous avez entre les mains) ;
  • …Ou un formulaire de demande explicite de rendez-vous avec l’expert.

Pas besoin d’un gros budget

Sur ce dernier point, les dispositifs techniques font souvent l’objet de développements coûteux qui ne sont pas à la portée de tous : voici un exemple de formulaire web proposé par TurboDeal, sans aucun aménagement de votre site web.

Le formulaire accessible depuis un lien sur votre site web

Car ce formulaire permet de capter un certain nombre de données sur un prospect en le qualifiant, sans qu’il y passe trop de temps.

Si le prospect n’est pas motivé ou s’il cherche uniquement un prix, il ne remplira probablement pas ce formulaire, mais veut-on forcément ces prospects attirés par du low-cost ?

Un code de confirmation permet d’éviter les demandes de robots automatiques.

A coup sûr, ces données vous permettront, avec l’aide de votre secrétaire qui prendra le rendez-vous, de disposer de tous les éléments importants pour valoriser vos missions en face à face avec le prospect en à peine quelques minutes !

Et cela change tout…

Défi n°2 – Captez sa demande de rendez-vous

Pour éviter toute rupture dans la chaîne informatique de traitement, les données doivent ensuite être récupérées directement dans une base de données : elles seront  utilisées pour prendre le rendez-vous avec le prospect.

L’historique complet des formulaires déposés à suivre

TurboDeal fonctionne ici en deux étapes :

  •  il capte les données des formulaires prospects par un menu spécifique
  • puis il  propose dans une liste tous les formulaires déposés pour traitement.

Défi n°3 – Invitez le prospect au rendez-vous

Idéalement, voici comment optimiser la préparation de votre rendez-vous avec le prospect :

  • votre secrétariat en profite pour capter quelques données complémentaires qui vous seront utiles dans l’optique de votre rencontre pour valoriser votre proposition.
  • le rendez-vous est automatiquement confirmé au prospect par une alerte e-mail et une alerte de rappel la veille du rendez-vous lui est envoyée (déjà possible avec TurboBusiness dans un processus prospect).

L’expert-comptable possède alors tous les atouts en main pour préparer son rendez-vous, il peut :

  • se renseigner sur le client (si présent sur Internet)
  • prendre des informations sur son secteur d’activité pour être plus pertinent
  • déduire des données saisies les prestations à proposer au prospect le jour du rendez-vous et pré-valoriser certains éléments de la lettre de mission avant même de rencontrer celui-ci.

Cette préparation minutieuse est l’arme du bon commercial : elle lui donne plusieurs coups d’avance pour préparer une négociation avantageuse, tout en faisant sentir au prospect qu’il a un interlocuteur valable en face de lui.

Vous comprenez que TurboDeal est un outil « processus » qui procure une grande efficacité à votre cabinet pour optimiser votre relation client à chaque étape.

TurboDeal est un outil processus pour vous donner une énorme efficacité

Cette notion de processus est visible en haut de vos écrans par une indication qui vous situe dans l’étape de gestion du prospect.

Dans TurboDeal, votre secrétariat peut saisir des informations complémentaires :

Ces données complémentaires sont importantes pour préparer ensuite le rendez-vous

La somme des saisies permet alors au logiciel de « déduire » la plupart des informations nécessaires à la valorisation de votre lettre de mission avec une grande économie de temps à passer face au prospect :

Grâce aux rubriques, la valorisation optimisée de votre lettre de mission a commencé !

Et c’est la clé du succès, car il faut aller vite et bien, tout en restant naturel !…

Reste alors à positionner le rendez-vous et à le confirmer par un e-mail automatique dans cet écran :

Car le prospect, dont vous avez capté l’e-mail, sera relancé automatiquement la veille du rendez-vous afin de ne pas l’oublier (déjà possible avec TurboBusiness).

Alors, vous êtes fin prêt pour que tout se déroule au mieux !

Plus de rendez-vous géré dans l’urgence et le stress… ce ne sont pas les meilleures conditions pour arriver détendu et performant avec une image super professionnelle.

Les 6 prochains défis sont dans notre prochain article !

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